Datensicherheit durch Versiegelung

16.08.2021

Wenn Unternehmen ihre Gebraucht-IT an Refurbisher wie AfB social & green IT übergeben, befinden sich nach wie vor sensible Daten auf den Notebooks, Tablets, Festplatten und PCs. Um diese bereits auf dem Transportweg zu schützen, hat AfB einen versiegelten und somit einen revisionssicheren Prozess entwickelt. Unser Prozessmanager Kevin Schmid stellt diesen vor.

Was ist der „versiegelte Prozess“?

Kevin: Er beschreibt den gesamten Weg eines Geräts vom Partner-Unternehmen bis zum Wareneingang, der in unseren speziellen Sperrbereichen durchgeführt wird. Diesen Prozess sichern wir bestmöglich ab, um Datensicherheit und Transparenz über den Verbleib jedes einzelnen Geräts zu gewährleisten. Das Kernelement ist dabei die korrekt ausgeführte Versiegelung der Ware, daher die Bezeichnung „versiegelter Prozess“.

Dieser Prozess umfasst:

1. die Versiegelung mit dem AfB-Siegelband oder einer speziellen Plombe beim Partner vor Ort,
2. die Dokumentation aller eindeutigen Sicherheitsnummern im AfB-Security-Check,
3. der sichere Transport und die sichere Anlieferung mit AfB-eigenem Fuhrpark,
4. die geschützte Übergabe an den AfB-Wareneingang im zugangsbeschränkten Sperrbereich.

 

Wie funktioniert die Versiegelung?

Kevin: Unsere Partner sammeln die Hardware in der Regel in verschließbaren Rollgitterwägen (RGW), AfB-Notebookboxen und auf Paletten in einem abschließbaren Raum. Bevor unsere Fahrer die Ware auf den LKW laden, wird sie entweder foliert und mit dem AfB-Siegelband versehen oder das Schloss des jeweiligen RGWs wird verplombt. Die Plomben und Siegel sind dabei mit einer speziellen und einmaligen Sicherheitsnummer versehen.

 

Kann eine Plombe oder das Siegelband unbemerkt geöffnet werden?

Kevin: Nein, die Plomben kann man nicht einfach öffnen, man muss sie aufbrechen und auch das Siegelband kann man nicht rückstandslos ablösen. Wenn die Plombe oder das Siegelband unbeschädigt bei uns im Wareneingang ist, dann ist die Ware sicher angekommen. Jeder Zugriff wird durch eine aufgebrochene Plombe oder das beschädigte Siegelband angezeigt und kann direkt geprüft und bearbeitet werden. Somit schaffen wir einen revisionssicheren Prozess bei der Abholung von gebrauchten IT-Geräten.

 

Warum ist eine Versiegelung so wichtig?

Kevin: Viele unserer Partner sorgen sich darum, dass ihre Hardware bis zur vollständigen Datenvernichtung gut geschützt und gesichert ist. Zusätzlich wünschen sie sich einen transparenten und nachvollziehbaren Prozess. Wenn wir ihnen zeigen, dass wir die Ware vor Ort versiegeln bzw. verplomben und so einen revisionssicheren Prozess schaffen, erleben sie, dass wir bei AfB diese Sorge sehr ernst nehmen. Um dies zu erreichen haben verschiedene Bereiche, angefangen bei der Disposition, über den Vertrieb bis hin zur Produktion kooperativ zusammengearbeitet. So können wir für mehr Sicherheit bei unseren Partnern und uns selbst sorgen.

 

AfB hat seinen eigenen Fuhrpark – spielt das eine so große Rolle bei der Sicherheit?

Kevin: Nicht nur der Fuhrpark – die AfB hat eine eigene Disposition, einen eigenen Fuhrpark und beschäftigt eigene Fahrer, die sich mit der Versiegelung auskennen und DSGVO-geschult sind. So können wir die nötigen Unterweisungen und regelmäßigen Schulungen nach Bundesdatenschutzgesetz und DSGVO garantieren. Das zeigt unseren Partnern, dass sie sich auf AfB auch hier verlassen können.

 

Was passiert mit der Ware, wenn sie bei einer AfB-Niederlassung eingeht?

Kevin: Die Partnerware wird abgeladen und sofort in unseren Sperrbereich gebracht.  Alle Sperrlager-Bereiche bei AfB unterliegen einer Zugangskontrolle und sind videoüberwacht. Nach der optischen Prüfung auf Unversehrtheit der Siegel werden die einmaligen Sicherheitsnummern des AfB-Siegelbandes und der Plomben im AfB-Security-Check neben weiteren Sicherheitsmerkmalen abgeglichen. Jedes Gerät erhält dann eine einzigartige LogID als Barcode-Label und ist damit im AfB-eigenen Warenwirtschaftssystem namens „ReForm“ eindeutig identifizierbar.